Где встречаются прошлое и настоящее

Сохранить документы, а значит, сохранить историю города как часть национальной истории и национальной памяти – наряду с этой масштабной задачейархивный сектор отдела документационной работы администрации города Орла, то есть муниципальный архив, выполняет и другие, хоть и не столь масштабные, но не менее значимые функции. О работе вверенного ей сектора рассказала сегодня, 26 ноября, на рабочем совещании главы администрации города Орла руководитель подразделения Евгения Струкова.

Она отметила что нередко архивный документ становится судьбоносным для того или иного человека, восстанавливает его социальные права. Также архив обеспечивает необходимой информацией органы местного самоуправления и другие органы власти.

О том, что муниципальный архив помог в решении важных жизненных проблем многим людям, рассказала присутствовавшая на совещании Тамара Жаворонкова, член Общественной палаты Орловской области. Она поделилась, что с просьбами помочь найти те или иные документы обращаются в Общественную палату из разных уголков России, а порой из-за границы, были обращения членов семей известных российских военачальников. Как отметила Тамара Жаворонкова, муниципальный архив помогает в большинстве случаев. Она поблагодарила Евгению Струкову и руководителей города за поддержку и развитие этой значимой структуры.

В настоящее время в нашем городе реализуется муниципальная целевая программа «Развитие архивного дела в городе Орле на 2013 год». В рамках программы, по информации Евгении Струковой, приобретены и установлены кондиционеры, позволяющие поддерживать температурно-влажностный режим хранения документов, приобретен специальный прибор для контроля режима хранения документов, установлена взамен устаревшей современная пожарная сигнализация, произведен ремонт служебных помещений.

По данным на 1 января 2013 года, на учете в архиве состоит 21 тыс. ед. хранения, то есть 6,3 млн. документов. Обеспечивается сохранность 300 тыс. управленческих документов муниципальной собственности постоянного (вечного) срока хранения и более 6 млн. документов по личному составу ликвидированных предприятий города. Хронологические рамки хранящихся в архиве документов - с 1928 по 2013 год.

Как отметила Евгения Струкова, одним из наиболее значимых сегментов архивных документов является управленческая документация органов местного самоуправления и муниципальных предприятий города. В решениях, постановлениях и распоряжениях отражены все основные моменты экономической, социально-политической и культурной жизни города.

Самая объемная составляющая часть комплекса документов архива - это документы по личному составу.Они содержат информацию о размерах заработной платы, о стаже работы, о льготных периодах работы, о награждениях и другие сведения.

Специалисты архивного сектора внимательно следят за тем, чтобы к ним своевременно поступали документы о текущих событиях.

Так, к примеру, в этом году было принято на постоянное хранение около 150 тысяч управленческих документов от органов местного самоуправления и муниципальных организаций города.

Еще одним направлением работы сектора является объединение документов в справочно-поисковые системы, необходимые для того, чтобы можно было оперативно найти необходимую информацию. В архивном деле это называется НСА - научно-справочный аппарат. Архивом для расширенного и оперативного поиска документов ведется база данных программного комплекса «Архивный фонд РФ», составлен справочник -путеводитель по фондам архива, пофондовый каталог в электронном варианте.

И самая близкая и понятная для населения функция архива - предоставление информации гражданам и юридическим лицам. В этом году от граждан, органов местного самоуправления, судебных органов, Пенсионного фонда, юридических лиц поступило более двух с половиной тысяч обращений. По розыску архивных документов поступило 700 письменных обращений, обращений по телефону и непосредственно в архив, по которымо были даны уточнения. Исполнено по документам архива 1 тыс. 600 запросов в срок от 3-х до 30 дней. Просроченных по срокам исполнения запросов, как отметила руководитель сектора, нет.

Ежегодно до 3 тыс. жителей города Орла обращаются в архив за помощью. Людям нужны документы для подтверждения их социальных прав и гарантий. Содержание запрашиваемой информации охватывает широкий спектр сведений: от подтверждения трудового стажа, обучения, факта награжде­ния, размера заработной платы помесячно до подтверждения права собственности на земельные участки, на квартиры, об изменении фамилий и других жизненно важных вопросов.

Считая работу по обеспечению пенсионных прав и интересов граждан одной из первостепенных, архивный отдел тесно сотрудничает с Управлением Пенсионного фонда города Орла.

Росархивом исполнение архивных справок признано одной из самых трудоемких видов работы. Так, для исполнения одной справки сотрудником отдела просматривается до тысячи архивных документов.

Работа муниципального архива по исполнению архивных справок, учету документов и других функций отдела проверялась надзорными органами по исполнению федерального законодательства в сфере архивного дела и Пенсионным фондом города Орла. В ходе проверок недостатков в работе и нарушений выявлено не было.

Сейчас муниципальный архив приступает к оцифровке документов. Согласно методическим рекомендациям Росархива, на перевод документов в электронный вид рхивам предоставляется 20 лет. Но муниципалный архив совместно с отделом информатизации администрации города Орла намерены вскоре вплотную приступить к процессу оцифровки. Это будет постепенная работа, и начнется она с самых востребованных документов.