Информация о работе администрации города Орла по формированию и содержанию муниципального архива

Муниципальный архив города Орла был создан в 2001 году. Он внесен в реестр муниципальных архивов Российской Федерации. Ежегодно в муниципальный архив поступает более двух тысяч обращений от граждан и юридических лиц.

На 1 декабря 2025 года на учете в архиве хранятся 28554 дела - это более 8 млн. документов. В их состав входит 23581 единица хранения (более семи млн. документов) по личному составу ликвидированных предприятий города и 4973 единиц хранения - более одного миллиона управленческих документов муниципальной собственности постоянного срока хранения: постановления, распоряжения администрации города Орла, Горсовета, КСП, избиркома, муниципальных организаций города. Эти документы состоят на Государственном учете и относятся к Архивному фонду РФ. В документах, находящихся на хранении в муниципальном архиве, отражены все основные моменты экономической, социально-политической и культурной жизни города.

Хронологические рамки хранящихся в архиве документов - с 1928 по 2025 год.

Деятельность архивного отдела по хранению, пополнению и использованию Архивного фонда города Орла, повышению качества предоставляемых услуг, в том числе с использованием информационных систем, в 2025 году была направлена на решение следующих приоритетных задач:

1. Управление архивным делом на территории города Орла в целях обеспечения сохранности ретроспективных информационных ресурсов города и обеспечение доступа к ним.

Всего в муниципальный архив в 2025 году принято и поставлено на учет 260 единиц хранения или около 65 тысяч архивных документов.

По утвержденному графику была проведена проверка наличия и состояния документов архива. Проверено 3 фонда – это 1252 дела. В результате проведены мероприятия по реставрации документов. Улучшено физико-химическое состояние 41 дела. Утраты документов не выявлено.

2. Планомерное и своевременное комплектование архива документами постоянного хранения и документами по личному составу ликвидированных муниципальных организаций (предприятий).

В 2025 году на хранение в муниципальный архив поступили документы от ликвидированного муниципального предприятия МУП «Столовая №30 (всего 34 дела или более 8500 документов).

На основании решения экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры Орловской области от 18 апреля 2025 года, в целях комплектования архива наиболее ценными документами, в список организаций – источников комплектования муниципального архива города Орла (далее – Список) вошло управление социальной поддержки населения, опеки и попечительства администрации города Орла.

На экспертно-проверочную комиссию Департамента культуры Орловской области направлен пакет документов МБУК «ОМДТ «Русский стиль» им. М.М. Бахтина» и ходатайство о включении организации в Список.

По состоянию на 1 декабря 2025 года источниками комплектования муниципального архива города Орла являются 9 организаций.

3. Оказание практической и консультативно - методической помощи организациям-источникам комплектования архива и ликвидируемым организациям (предприятиям) города.

Управлению муниципального имущества и землепользования, финансовому управлению, управлению культуры, управлению образования, спорта и физической культуры, городскому Совету народных депутатов, КСП и другим источникам комплектования архива в течение 2025 года оказывалась практическая и методическая помощь по формированию архива организации, формированию номенклатур дел, описей, подготовке документов для передачи в муниципальный архив.

Сотрудниками муниципального архива оказана практико-методическая помощь в составлении номенклатур дел управлению социальной поддержки населения, опеки и попечительства администрации города Орла и МБУК «ОМДТ «Русский стиль» им. М.М. Бахтина».

4. Исполнение архивных запросов юридических и физических лиц, а также консультирование по вопросам местонахождения документов организаций.

Запросы в архив поступают от граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, судебных органов, отделений фонда пенсионного и социального страхования РФ, юридических лиц, по почте России, телефонной связи, телекоммуникационным каналам (сайт архива, сайт администрации города Орла, портал Росархива, портал Госуслуг, Система Единой централизованной цифровой платформы в социальной сфере (ГИС «ЕЦП»).

Наибольший удельный вес в использовании архивных документов занимает исполнение социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение.

Все поступившие запросы оперативно исполняются в установленные законом сроки.

На основании архивных документов в «Орловской городской газете» были опубликованы статьи «Ценная информация» и «Страницы памяти».

Архив постоянно осуществляет пополнение федеральной базы данных «Архивный фонд РФ». По состоянию на 1 декабря 2025 года в учетную базу данных федерального программного комплекса включено 100% фондов архива (всего 175 фондов) и 2108 заголовков архивных дел.

В 2025 году архивом рассмотрено, скорректировано и представлено на экспертно-проверочную комиссию Департамента культуры Орловской области 22 описи из них 9 описей дел, документов постоянного хранения и 13 описей дел, документов по личному составу, 2 номенклатуры дел.

Одним из важнейших направлений деятельности архива является обеспечение доступа к архивным документам. Российское законодательство обязывает архивы использовать новые информационные технологии для выполнения данной задачи. На официальном сайте администрации города Орла в разделе «Архивное дело» размещен подробный аннотированный справочник по фондам муниципального архива города Орла и, посредством Государственной информационной системы удаленного использования архивных документов, открыт доступ к справочно-поисковым средствам 13 федеральных архивов.

В соответствии с действующим законодательством (федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации") текущее финансирование и материально-техническое обеспечение архива осуществляется за счет средств городского бюджета. Благодаря совместным усилиям администрации города Орла и Орловского городского Совета народных депутатов, материальное обеспечение архива позволяет соблюдать нормативные требования, предъявляемые к приспособленным под архив помещениям.

Дополнительно сообщаем, что, в рамках реализации Федерального закона от 31.07.2023 № 397-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» Управлением Росреестра по Орловской области в соответствии с актом приема-передачи № 1 от 12.12.2024 в администрацию г. Орла были переданы оригиналы документов, удостоверяющих права на ранее учтенные объекты недвижимости и оформленные до дня вступления в силу Федерального закона от 21.07.1997 №122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (далее – свидетельства).

Всего в администрацию города Орла передали 48771 документ, подтверждающий право собственности на землю, из них:

- 21517 свидетельств о праве собственности на землю в 108 садовых товариществах;

- 10345 свидетельств о праве собственности на землю в 56 гаражно-строительных кооперативах;

- 16866 свидетельств о праве собственности на землю, выданных для индивидуального жилищного строительства в городе Орле;

- книги выдачи свидетельств – 43.

Для обеспечения сохранности документов ведомственного архива администрации города Орла и хранения и выдачи копий свидетельств о праве собственности на землю, принятых от управления Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Орловской области, в архивном отделе управления документационной работы и информационных технологий администрации города Орла был создан сектор ведомственного архива.

По состоянию на 01 декабря 2025 года в администрацию города Орла за документами, подтверждающими право собственности на землю, обращались в отношении 335 участков. Из них,

- 41 ответ был дан по запросу судебных органов,

- 165 - по запросу юридических лиц,

- 129 - по запросу граждан.

В 2026 году в целях эффективного выполнения задач по хранению, пополнению и использованию Архивного фонда города, повышению качества предоставляемых социально значимых услуг деятельность архивного отдела управления документационной работы и информационных технологий администрации города Орла будет направлена на решение следующих приоритетных задач:

- сохранение документального фонда города Орла;

- пополнение списка организаций – источников комплектования муниципального архива в целях его комплектования наиболее ценными документами;

- продолжение работы по укреплению материально-технической базы муниципального архива.