РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
орловская область
муниципальное образование «Город орёл»
Администрация города Орла

постановление
02 ноября 2016г. 						№ 5015
Орёл

Об утверждении ведомственной целевой программы
«Развитие архивного дела в городе Орле на 2017 - 2019 годы»

В целях эффективного развития архивного дела в городе Орле и в соответствии с государственной программой Российской Федерации "Развитие культуры и туризма" на 2013 - 2020 годы, руководствуясь пунктом 22 части 1 статьи 16 Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", пунктом 11 статьи 3, частями 3, 4 статьи 4, частью 4 статьи 14, частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Администрации города Орла от 25.10.2010 № 3493 "О Порядке разработки, утверждения, реализации и мониторинга реализации ведомственных целевых программ города Орла"  администрация города Орла постановляет:
1. Утвердить ведомственную целевую программу "Развитие архивного дела в городе Орле на 2017 - 2019 годы" (приложение).
2. Отделу по взаимодействию со средствами массовой информации администрации города Орла (Е. Н. Костомарова) опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации города Орла – руководителя аппарата администрации города Орла С. М. Мерзликина.

Глава администрации 
города Орла						                                  А. И. Усиков

Приложение
к постановлению
администрации города Орла
от 02 ноября 2016г № 5015

Ведомственная целевая программа
«Развитие архивного дела в городе Орле на 2017 – 2019 годы»

ПАСПОРТ

Наименование программы	Ведомственная целевая программа «Развитие архивного дела в городе Орле на 2017 - 2019 годы» (далее - Программа)	
Главный распорядитель бюджетных средств

Главный распорядитель бюджетных средств 	Администрация города Орла

Управление городского хозяйства и транспорта администрации города Орла
	
Цели Программы	Цель программы:
- совершенствование системы обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов муниципального архива города Орла.
Задачи программы:
1) укрепление и модернизация материально-технической базы архива;
2) улучшение обеспечения сохранности архивных документов;
3) расширение доступа пользователей к архивной информации;
4) повышение квалификации работников отдела.
	
Сроки реализации Программы	2017 – 2019 годы	
Ответственный исполнитель	Управление документационной работы и информационных технологий аппарата администрации города Орла 
	
Ответственный исполнитель	МКУ «Служба технического обеспечения администрации города Орла»
	
Ожидаемые результаты реализации программы	Реализация мероприятий Программы позволит достичь к концу 2019 года следующих результатов:
- улучшить материально-техническую базу архива; 
- совершенствовать систему хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
- улучшения и оптимизации архивных работ путем внедрения инновационных технологий;
- повышение профессионального уровня и квалификации специалистов архива.
	
Целевые индикаторы и показатели	1. Увеличение количества действующих отремонтированных площадей помещений архива к декабрю 2017 года до 100%
2. Увеличение количества приобретенных и установленных металлических стеллажей в действующих помещениях архива к декабрю 2017 года до 100%.
3. Увеличение количества закартонированных документов к концу 2019 года до 80%.
4. Увеличение количества описей к документам архива (НСА), переведенных в электронный формат, к концу 2019 года до 60%.
5. Количество работников архива, прошедших курсы повышения квалификации к концу 2019 года – 1 чел.
	
Объем и источники    
финансирования	Общий объем финансирования Программы из средств бюджета города Орла составляет 
1950,0 тыс. руб., в том числе:
- 2017 г. – 650,0 тыс. руб.
- 2018 г. – 650,0 тыс. руб.
- 2019 г. – 650,0 тыс. руб.

1.	Характеристика проблем, на решение которых направлена Программа
Концепция программы «Развития архивного дела в городе Орле в 2017-2019 году» связана с тем, что по мере изменения условий функционирования российских архивов, развития науки и информационных технологий, накопления практического опыта, развитие деятельности архивов должно обогащаться новыми идеями, дополняться и конкретизироваться.
Муниципальный архив города Орла осуществляет деятельность по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов обеспечивающих информационную основу обеспечения прав граждан и их потребностей в ретроспективной информации.
В Архивном фонде муниципального образования «Город Орёл», являющемся составной частью Архивного фонда Орловской области, сосредоточено более 23,8 тыс. единиц хранения (7,1 млн. документов), отражающих экономические, политические, правовые, социальные и культурные стороны развития города и имеющих историко-научное, социокультурное и практическое значение.
Муниципальный архив с общей площадью архивохранилищ 280 кв. м располагается в приспособленном помещении.
Систематически Архивный фонд муниципального образования «Город Орёл» пополняется документами, представляющими историческую, научную и практическую ценность. В списках источников комплектования архива значится 11 муниципальных организаций.
Архив выполняет важную роль в информационном и документационном обеспечении общества, участвует в историко-патриотическом воспитании граждан. Ежегодно свыше 100 человек посещают экскурсии и школьные уроки в муниципальном архиве.
Социально значимой работой архива является исполнение социально-правовых запросов в целях обеспечения законных прав и интересов граждан, в том числе в пенсионной сфере. В муниципальном архиве наблюдалось ежегодное увеличение объемов запросов от граждан и организаций. В 2014 - 2016 годах объем запросов остается стабильно высоким (до или более 3 тысяч).
В 2016 году, в связи с полной загруженностью архивохранилища архива, вследствие значительного в последние годы приема документов по личному составу ликвидированных организаций, решен вопрос о выделении архиву дополнительного помещения площадью 65 кв. м.
Анализ состояния хранения архивных документов выявил необходимость принятия мер по совершенствованию условий хранения архивных документов.
Представляется целесообразным приоритетно предусмотреть мероприятия по дооснащению архива металлическими архивными стеллажами.
Современные способы обеспечения сохранности архивных документов постоянного хранения предусматривают их картонирование. В архиве объем закартонированных дел в картонные короба от общего количества хранящихся дел составляет 75%. В связи с чем, необходимо продолжить картонирование и приобретение коробов.
Для достижения нормативного температурно-влажностного режима хранения документов, улучшения в целом сохранности архивных документов в муниципальном архиве требуется установка кондиционеров в соответствии с нормативными требованиями.
Современный уровень информатизации в сфере архивоведения предполагает активное внедрение информационных архивных технологий в деятельность архивных учреждений. Архивом ведется автоматизированный учет в общеотраслевом программном комплексе "Архивный фонд". В архиве планируется установка его новой версии. В электронном формате заполняются учетные базы данных и предоставляются архивные копии документов по запросам пользователей.
Реалии современного времени требуют от архивов активного внедрения инновационных продуктов и технологий, применения новых подходов, поиска способов улучшения и оптимизации видов архивных работ, повышения производительности труда их работников. Архив должен также постоянно совершенствовать свою деятельность, гибко и оперативно реагируя на возникающие проблемы и вызовы. Архивисты должны непрерывно совершенствовать методику работы, добиваясь улучшения качества обслуживания пользователей.
Таким образом, очевидна необходимость в рамках Программы осуществлять мероприятия по проведению оцифровки архивных документов. В первоочередном порядке предлагается осуществить в рамках реализации Программы перевод в электронный формат справочный аппарат архива (НСА). 
Решение проблем в архивном деле программным методом при соответствующем организационном и финансовом обеспечении позволит обеспечивать сохранность документального наследия города Орла для современников и будущих поколений с учетом модернизации материально-технической базы архива, широкую доступность архивной информации, в том числе с целью повышения культурного уровня граждан города.
Программа предусматривает реализацию мероприятий, направленных на усиление социальной значимости архива в социально-экономической и культурной жизни города Орла, развитие архивного дела в городе на среднесрочную перспективу 2017 - 2019 годов. Показатели реализации Программы позволят оперативно оценивать эффективность и вносить необходимые коррективы в рамках намеченных мероприятий.

2. Описание целей, задач и значений показателей результата Программы
Проведенный анализ состояния сферы архивного дела в городе и определение приоритетных направлений дальнейшего развития архивного дела позволяет определить главную цель Программы - совершенствование системы обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов муниципального архива города Орла.
Исходя из цели Программы, а также анализа сложившихся тенденций в сфере архивного дела, с учетом правовой и материально-технической среды функционирования архива, программа ставит следующие задачи:
1) укрепление и модернизация материально-технической базы архива;
2) улучшение обеспечения сохранности архивных документов;
3) расширение доступа пользователей к архивной информации;
4) развитие кадрового потенциала.
Реализация мероприятий Программы позволит достичь к концу 2019 года следующих результатов:
1. Увеличение количества действующих отремонтированных площадей помещений архива к декабрю 2017 года до 100%.
2. Увеличение количества приобретенных и установленных металлических стеллажей в действующих помещениях архива к декабрю 2017 года до 100%.
3. Увеличение количества закартонированных документов к концу 2019 года до 80%.
4. Увеличение количества описей к документам архива (НСА), переведенных в электронный формат, к концу 2019 года до 60%.
5. Количество работников архива, прошедших курсы повышения квалификации к концу 2019 года – 1 чел.

3. Описание общепрограммной деятельности 
Мероприятия, реализуемые в рамках Программы, планируются в соответствии со смысловым содержанием Программы и направлены в целом на развитие архивного дела в городе Орле.
В рамках выполнения задач Программы по укреплению и модернизации материально-технической базы архива, улучшению обеспечения сохранности архивных документов, развитию информационных архивных технологий в муниципальном архиве предусматриваются мероприятия по модернизации пожарно-охранной сигнализаций, приобретению металлических стеллажей, планируется установка кондиционеров, приобретение коробов для картонирования дел и проведение мероприятий по оцифровке архивных документов.

4. Срок (период) реализации Программы
Срок реализации Программы: 2017 - 2019 годы.

5. Общий объем ресурсов, необходимый для реализации Программы
Главными распорядителями бюджетных средств по мероприятиям Программы являются администрация города Орла в части, касающейся информационных технологий и повышения квалификации работников, и управление городского хозяйства и транспорта администрации города Орла в части материально-технического обеспечения архива.
Финансирование Программы осуществляется согласно перечню мероприятий Программы из средств, предусмотренных в бюджете города Орла.
При определении объема финансовых средств, необходимого для реализации программных мероприятий, использовался затратный метод (сравнение планируемого мероприятия с аналогичным по ряду признаков, затраты на реализацию которого известны).
Объемы финансирования Программы за счет средств бюджета города Орла носят прогнозный характер и подлежат ежегодному уточнению в установленном порядке при формировании бюджета на соответствующий год.
Финансовое обеспечение Программы планируется осуществлять согласно перечню мероприятий Программы в пределах бюджетных лимитов 2017 - 2019 годов.
Объем финансирования на 2017 - 2019 годы составляет 1950 тыс. руб., в том числе:
  - 2017 г. – 650,0 тыс. руб.
  - 2018 г. – 650,0 тыс. руб.
  - 2019 г. – 650,0 тыс. руб.
Мероприятия Программы и показатели результата, структурированные по целям и задачам, указаны в приложении к Программе.

6. Описание механизмов реализации Программы

Механизм реализации Программы – это система скоординированных по срокам и объему финансирования мероприятий, обеспечивающих достижение намеченных результатов.
Ответственным исполнителем по реализации Программы в части, касающейся информационных технологий и повышения квалификации работников, является управление документационной работы и информационных технологий аппарата администрации города Орла, в части материально-технического обеспечения архива - МКУ «Служба технического обеспечения администрации города Орла».
Архивный отдел управления документационной работы и информационных технологий аппарата администрации города осуществляет корректировку Программы и затрат на программные мероприятия с учетом выделенных на ее реализацию бюджетных средств.
В целях эффективного управления и контроля за реализацией Программы архивный отдел осуществляет мониторинг показателей результативности Программы в течение всего периода реализации. 
Отчет о реализации Программы представляется ежеквартально в финансово-экономическое управление администрации города Орла.

7. Риски реализации Программы
Реализация Программы сопряжена с рисками, которые могут препятствовать достижению запланированных результатов.
Экономические риски могут также повлечь изменения стоимости мероприятий Программы (выполнения работ), что может негативно сказаться на реализации Программы.
Риски финансовой необеспеченности, связанные с недостаточностью бюджетных средств на реализацию Программы, могут привести к недостижению запланированных результатов и индикаторов, нарушению сроков выполнения мероприятий, отрицательной динамике показателей Программы.
Финансовая необеспеченность потребует внесения изменений в Программу, пересмотра целевых значений показателей и, возможно, отказа от реализации отдельных мероприятий и задач Программы.

   Начальник управления
       документационной работы и
информационных технологий аппарата
        администрации города Орла                                                     Н.С. Прокофьев

Приложение
к ведомственной целевой программе
«Развитие архивного дела в городе Орле
на 2017-2019»

Плановые показатели реализации и объёмы финансирования
ведомственной целевой программы «Развитие архивного дела в городе Орле
на 2017 – 2019 годы»

Цели, задачи,
мероприятия,
показатели	Ед.
изм.	Методика
расчета	Источник
информации	Периодичность
сбора	Коэффициент
значимости цели/
задачи/
мероприятия
(0 - 1)	Объем финансовых средств,
тыс. руб. в т.ч.:	Целевое значение	
						Всего по программе	2017 год	2018 год	2019 год	значение	год
достижения	
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	
Программная           
составляющая, всего   	тыс.
руб.	X       	X       	X       	X          	1950,0	650,0	650,0	650,0	X     	X     	
Цель: совершенствование системы обеспечения хранения, комплектования, учета и использования документов архива	тыс.
руб.	X       	X       	X       		1950,0	650,0	650,0	650,0	X     	X     	
Задача 1. Укрепление и модернизация материально-технической базы архива		X       	X       	X       						X     	X     	
Мероприятие 1.1. Проведение текущего ремонта архивохранилищаА	тыс.
руб.	ориентировочная смета расходов	X       	X       			320,0					
Мероприятие 1.2. Разработка проектно-сметной документации для модернизации охранно-пожарной сигнализации в архиве	тыс.
руб.	ориентировочная смета расходов	X       	X       					150,0			
Мероприятие 1.3. Приобретение офисной мебели	тыс.
руб.	оценочный метод	анализ цен в торговых организациях	X       			40,0					
Название показателя – увеличение количества действующих отремонтированных площадей помещений архива	%									100	2017	
Задача 2. Улучшение обеспечения сохранности архивных документов		X       	X       	X       						X     	X     	
Мероприятие 2.1. Приобретение металлических стеллажей и их установка	тыс.
руб.	оценочный метод	анализ цен в торговых организациях	X       			70,0					
Мероприятие 2.2. Приобретение и установка систем кондиционирования обеспечивающих циркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли в помещениях архива	тыс. руб.	оценочный метод	анализ цен в торговых организациях	Х			150,0					
Мероприятие 2.3. Приобретение архивных коробов 	тыс.
руб.	оценочный метод	анализ цен в торговых организациях	X       			70,0		100,0			
Название показателя – увеличение количества приобретенных и установленных металлических стеллажей в действующих помещениях архива 	%				X          					100	2017	
Название показателя – увеличение количества закартонированных документов	%				X          					80	2019	
Задача 3. Расширение доступа пользователей к архивной информации		X       	X       	X       						X     	X     	
Мероприятие 3.1. Приобретение планетарного сканера для оцифровки документов	тыс. руб.	оценочный метод	анализ существующих цен в торговых организациях					650,0				
Мероприятие 3.2. Приобретение и установка программного обеспечения для оцифровки документов архива	тыс. руб.	оценочный метод	анализ цен в торговых организациях						100,0			
Мероприятие 3.3. Приобретение компьютерной, множительно-копировальной техники	тыс. руб.	оценочный метод	анализ цен в торговых организациях						150,0			
Мероприятие 3.4. Создание электронного фонда пользования документов для оцифровки	тыс. руб.	оценочный метод	анализ существующих цен в торговых организациях						100,0			
Название показателя – увеличение количества описей к документам архива (НСА), переведенных в электронный формат	%	оценочный метод	анализ существующих цен в торговых организациях	X       						60	2019	
Мероприятие 4. Повышение квалификации работников отдела (организационные и правовые аспекты)	тыс. руб.	оценочный метод	анализ цен в торговых организациях	X       					50,0			
Название показателя – количество работников архива, прошедших курсы повышения квалификации	чел.				X          					1	2019
	
ВСЕГО расходов по     
ведомственной целевой 
программе «Развитие архивного дела в городе Орле на 2017 – 2019 годы» 	тыс.
руб.	X       	X       	X       	X          	1950,0	650,0	650,0	650,0	X     	X     	

Начальник управления документационной
  работы и информационных технологий
   аппарата администрации города Орла											        Н.С. Прокофьев